Как списать недостачу

Учет и списание недостачи и порчи ценностей. В ходе хозяйственной деятельности любая организация может столкнуться с недостачей и порчей ценностей, будь то материалы, основные средства или иное принадлежащее ей имущество. При отражении таких фактов требуется помнить, что правила бухгалтерского учета в отношении потерь несколько изменились. С 1 янв. 2002 г. в целях налогообложения прибыли не действуют нормы естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей, и они, к несчастью, пока не установлены постановлением Правительства, как того требует НК РФ. В данной статье член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине РФ В.В. Патров рассказывает о действующем порядке учета и списания выявленных недостач.

Как списать недостачу

Отражение недостачи в учете

Если в ходе заготовления, хранения и продажи материальных и других ценностей (включая деньги) будут выявлены их недостача или порча, то изначально они отражаются на дебете счета 94 «Недостачи и утраты от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).

По дебету счета 94 записываются:

  • по недостающим или целиком испорченным товарно-материальным ценностям — их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);
  • по недостающим или целиком испорченным основным средствам — их остаточная стоимость (восстановительная или первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);
  • по отчасти испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь.

Пример

В ЗАО «Импульс» при инвентаризации была выявлена недостача материалов по учетным ценам на 300 руб. и главных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам — 5 000 руб.
В бухгалтерском учете «Импульса» сделаны проводки:

Дебет 94 Кредит 10

— 300 руб. — отражена недостача материалов;

Дебет 02 Кредит 01

— 5000 руб.;

Дебет 94 Кредит 01

— 10 000 руб. (15 000 — 5 000) — отражена недостача главных средств.

Исключениями, когда для отражения в учете недостач используются иные счета, являются 2 следующих случая:

1. Утраты ценностей, возникшие в итоге стихийных бедствий, немедленно относятся на дебет счета 99 «Прибыли и потери».

2. Утраты ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, и их недостача сверх предусмотренных в контракте величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям». Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке, с учетом условий контракта. В случае отказа суда во взыскании с виновников вышеуказанных сумм потерь делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.

В старой инструкции по применению плана счетов было записано, что в торговых организациях, ведущих учет товаров по продажным ценам, на дебете счета 94 обязана отражаться стоимость недостающих или испорченных товаров в оценке по вышеуказанным ценам.

В новой инструкции эта запись отсутствует, следовательно, и, всем организациям предписано во всех ситуациях дебетовать счет 94 на фактическую себестоимость недостающих (испорченных) товаров. По этой причине при учете товаров по продажным ценам для отражения в учете недостачи (порчи) товаров нужно делать следующие записи:

Дебет 42 Кредит 41
— на сумму торговой наценки;

Дебет 94 Кредит 41
— на фактическую себестоимость товаров.

Учет недостачи прошлых лет

На дебете счета 94 в корреспонденции с кредитом счета 98.3 «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы», отражаются тоже недостачи ценностей, выявленные в отчетном г., однако относящиеся к прошлым отчетным периодам, хотя лишь те суммы недостач, которые признаны материально ответственными лицами, или те, на которые есть решение суда о взыскании суммы недостачи с виновных лиц.

Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредитуется счет 94. По мере погашения вышеуказанной задолженности кредитуется счет 91.1 «Прочие доходы» и дебетуется счет 98.3.

Списание недостач

Как мы уже отметили, выявленные недостача и порча ценностей в большей части случаев изначально записываются на дебет счета 94 «Недостачи и утраты от порчи ценностей». В последующем, после решения руководителя организации о том, за чей счет их списать, бухгалтер кредитует счет 94 и дебетует соответствующие счета.

По кредиту счета 94 отражается списание:

  • недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в контракте величин — на счета учета материальных ценностей;
  • недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли — на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;
  • недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи — в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
  • недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии определенных виновников, и недостач и порчи товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом из-за необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

По кредиту счета 94 отражаются те же суммы, которые ранее были записаны на дебет данного счета. При том на счета по учету затрат на производство (расходов на продажу), и на счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической первоначальной стоимости.

Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли, по подпункту 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (согласно с Федеральным законом от 20.05.2002 № 57-ФЗ), обязаны быть утверждены в порядке, установленном Правительством РФ. Хотя подобный порядок пока не установлен, по этой причине формально вышеуказанные расходы с 1 янв. 2002 г. не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Также недостачи и утраты нельзя отнести к экономически оправданным расходам, а одним из критериев признания расходов в целях главы 25 является их обоснованность, то есть экономическая оправданность (пункт 1 ст. 252 НК РФ).
Порядок взыскания ущерба с виновных лиц

По статье 246 Трудового кодекса РФ, размер ущерба, причиненного организации работником при недостаче и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым отталкиваясь от рыночных расценок, действующих в данной местности на день причинения ущерба (однако не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета).

Если сумма недостач и порчи, подлежащих взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу м/у этими показателями делается запись:

Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 98 «Доходы будущих периодов» субсчет 4 «Разница м/у суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

В последующем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности проводкой:

Дебет 98.4 Кредит 91